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PROPOSTAS REMUNERADAS & REMUNERAÇÃO POR TIPO DE EVENTO (On demand)


Você acredita que todo trabalho deve ser remunerado de forma justa?


O senso comum diz que a remuneração deve compensar o esforço investido pelo profissional/empresa que executa o trabalho e considerar no cálculo desta remuneração o nível de expertise que o trabalho executado exige do profissional/empresa e o número de horas investidas para que a entrega tenha qualidade.


Tomando este conceito como base fica fácil entender porque duas práticas de mercado de eventos têm causado tantas polêmicas e precisam ser revistas.


Primeira:

Remuneração de agência por percentual sobre o valor gasto no evento


Por que fixar o pagamento à agência em um percentual sobre o valor gasto no evento sem considerar as horas e o número de profissionais dedicados ao projeto?


Um evento de baixo investimento não significa um evento de baixa complexidade, pelo contrário. Encontrar espaços disponíveis na data desejada, no destino desejado, adequado ao perfil do público e ainda ter que pagar pouco é uma das tarefas mais difíceis de um Meeting Planner.


Quantas consultas são feitas até se chegar ao local ideal? E os serviços?

Quantas cotações e negociações serão efetuadas até que se encontre fornecedores que se adequem à verba sem comprometer a qualidade doa entrega?

Quantas horas o/os Meeting Planners dedicarão para esta e outra tarefas trabalhosas?


A soma destas horas multiplicada pelo valor da hora de cada profissional acrescida de uma margem de lucro pré-negociada entre cliente e agência deveria ser o valor pago por esta execução e não um percentual sobre o custo do evento.


Por outro lado, se um evento do mesmo porte possui uma verba altíssima devido ao perfil do público ser mais refinado, exigindo que a realização aconteça em um espaço de luxo, com serviços de alimentos e bebidas, transfer, etc focados em proporcionar experiências compatíveis a estes participantes o esforço do/dos Meeting Planners será o mesmo, ou seja, o numero de horas dedicadas é o mesmo, portanto é justo que a remuneração também seja.


Afinal, neste tipo de evento o que muda são os níveis de serviços contratados e o público, o esforço dedicado pela agência é o mesmo, por isso a remuneração deve ser igual ao do outro evento.


Faz sentido?


Segunda:

Remuneração à agência para participação de concorrências


Cada vez mais se vê empresas abrindo concorrências / RFP (Request For Proposal) incluindo um número absurdo de agências no processo (já soube de concorrências com mais de 10 participantes)


Francamente não entendo como isso pode ser produtivo e vantajoso para alguém (Se algum leitor souber explicar, por favor, me ajude)


O comprador, se for fazer seu trabalho direito, terá que investir dias para analisar as propostas comerciais de forma justa além de assistir às apresentações presenciais.

É muito investimento, de tempo e dinheiro.


As agências, por sua vez, dependendo da complexidade do projeto investirão dias e mobilizarão um ou mais Meeting Planners na preparação da proposta, mesmo sabendo que sua chance de ganhar a concorrência e ter ganhos com o projeto pode ser de somente 10%, ou menos!


De qualquer forma, se a empresa tem esta diretriz em sua política de compras não cabe aos fornecedores questioná-la, mas é seu direito não aceitar participar sem uma garantia de retorno mínimo por seu esforço, ou seja, a garantia de ser remunerada pelo tempo dedicado na elaboração da proposta caso não seja a agência vencedora.


Acho justo, neste caso, que a empresa que tem como diretriz ter mais de 4 concorrentes por RFP em sua política de compras destine um valor de sua verba para remunerar os participantes perdedores.

Desta forma o comprador irá garantir que seus parceiros tenham um tratamento justo e também que seu processo de concorrência consiga envolver o número mínimo de concorrentes que sua política exige.


Consultei duas associações de agências sobre este dilema em busca de uma regulamentação vigente, a AMPRO – Associação de Marketing Profissional e o Comitê MICE da ABRACORP Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas, ambas com atuação no Brasil.


A AMPRO, segundo seu Presidente Wilson Ferreira, "sugere em seus princípios de valor, que os clientes evitem fazer RFPs com mais de 4 agências, e se quiserem ter mais de 4, que remunerem as agências participantes". Wilson ainda afirma que "infelizmente o nível de intercâmbio da AMPRO com associações internacionais é baixo e por isso não conhecemos nenhuma associação que regulamente esta prática".


A ABRACORP, ainda não possui regulamentação sobre o tema mas, segundo Alexandre Santos, membro do Comitê MICE da associação, o tema é regularmente discutido no grupo.


OK, não há regulamentação formal, e daí?

Penso que independente do que existe em termos de oficiais o que devemos promover é a relação justa entre as partes. Parceria de verdade é a do “Ganha – Ganha”, certo?


Participar de uma concorrência com no máximo 4 concorrentes tendo, portanto, no mínimo 25% de chance de efetivação do projeto é um investimento que toda empresa deve estar preparada para fazer em um mercado capitalista e de livre comércio, portanto acho justo este modelo também em concorrências de eventos.


É óbvio que a decisão de participar de concorrências com mais de 4 concorrentes é de cada agência, assim como é direito dos compradores abrirem concorrências com regras que atendam às políticas e objetivos de suas empresas.


Por isso, diante deste cenário proponho uma reflexão:

O que cada um de nós pode fazer por um mercado de Turismo - Viagens - Eventos mais organizado, profissionalizado e respeitado?


É fato que merecemos este “Up Grade Reputacional” afinal ocupamos a 2ª. posição entre as indústrias na economia, só perdemos para a indústria bélica.


Geramos mundialmente milhões de empregos, milhões de impostos, milhões de lucros.

Não está na hora de gerarmos também milhões de bons exemplos e de parcerias verdadeiras onde todos cresçam juntos?


Você Meeting Planner ou Comprador que hoje “ESTÁ” cliente já pensou que amanhã pode estar representando uma AGÊNCIA?

Se isso acontecer você ainda vai achar que não é justo remunerar a agência por produzir uma proposta na qual foram investidas horas de trabalho?


E você que “ESTÁ” agência e ainda acha o fee percentual justo principalmente em eventos com verba milionária, se amanhã você for cliente e tiver que contratar uma agência vai continuar achando esta prática justa?


Vamos refletir juntos?


DICA:

A MPI – Meeting Professional International, entidade global da qual faço parte como associada e membro do Board do Capítulo Brasil agrega Meeting Planners (Pessoas Físicas) e disponibiliza a seus associados um site com orientações e boas práticas, trata-se do PYM - Plan Your Meeting.

Nele encontrei dicas muito interessantes sobre o assunto, para quem se interessar em conhecer recomendo a matéria RFP ethics: 7 land mines to avoid, https://planyourmeetings.com/rfp-ethics-7-landmines-to-avoid/ ,vale a pena!

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