Por: Leandro Ferreira
Em janeiro de 2023, a Comunidade #BenchMice passou a ter comitês de trabalho formados pelos membros com o objetivo de gerar conteúdos relevantes para todos os participantes da comunidade e também para o mercado, contribuindo com o propósito da Evento Único em elevar o nível de qualificação dos profissionais da cadeia.
Hoje, contamos com 4 comitês que tem se destacado em produzir e compartilhar conhecimento:
Comitê Educacional – Responsável por gerar conteúdos educacionais e disponibilizar cursos para o mercado;
Comitê Ferramentas de Gestão – Responsável pela criação e/ou apresentação de ferramentas que auxiliem e facilitem a gestão dos eventos;
Comitê Eventos Médicos e Científicos – Responsável por compartilhar, disseminar e incentivar boas práticas de gestão além das inovações direcionadas ao mercado Farma & Saúde responsável por 45% das empresas da comunidade;
Comitê de Inovação & Tendencias – Responsável por trazer novidades de mercado que agreguem valor aos eventos e aos profissionais do setor.
Neste artigo, convidamos Leandro Ferreira, Gestor de Eventos e membro fundador da Comunidade BnchMICE para compartilhar insights sobre a última entrega realizada pelo Comitê Ferramentas de Gestão, “Modelos de briefings customizados por tipo de evento”.
O material foi criado com cuidado nos detalhes para garantir a cobertura de todos os itens necessários à execução, para fomentar a criatividade nos eventos e planejar desde o início até a mensuração de resultados.
Vamos ao artigo!
A importância do briefing para eventos MICE
A realização de eventos é uma atividade complexa que envolve inúmeras etapas e detalhes, desde a concepção da ideia até a execução final. Em meio a esse processo, um dos elementos mais cruciais e frequentemente subestimados é o briefing. O briefing é uma ferramenta essencial para o sucesso de qualquer evento, pois estabelece as bases e expectativas claras para todas as partes envolvidas.
Trago aqui alguns aspectos que considero essenciais e que foram adquiridos com vivência prática, para que minha experiência possa inspirar outros profissionais de eventos:
Traz clareza dos objetivos
Um briefing bem elaborado aproxima, conecta e facilita a comunicação e alinhamento entre os profissionais de eventos, terceiros e stakeholders. Define os objetivos do evento de forma precisa e detalhada. Isso permite que todos os envolvidos compreendam claramente o propósito e estratégia do evento, o público-alvo e as metas a serem alcançadas. Sem um briefing claro, a equipe de planejamento pode ficar desorientada, resultando em um evento que não atende às expectativas do cliente ou não atinge seus objetivos.
Contribui ativamente com a eficiência na comunicação
Um briefing eficaz serve como um ponto de partida para a comunicação entre o cliente e a equipe de organização do evento. Ele estabelece uma linguagem comum e um conjunto de informações compartilhadas, o que facilita a troca de ideias e feedbacks. Isso minimiza a possibilidade de mal-entendidos, retrabalho e conflitos, garantindo uma colaboração suave e produtiva.
Proporciona direção para a criatividade
Embora um briefing defina os parâmetros e objetivos do evento, ele também pode oferecer espaço para a criatividade. Por meio da compreensão clara das expectativas do cliente, a equipe de planejamento pode explorar soluções inovadoras que atendam aos objetivos de maneira única e memorável. Um briefing bem elaborado, portanto, não limita a criatividade nos eventos, mas a direciona para alcançar os resultados desejados.
Contribui com o planejamento do orçamento e alocação dos recursos
O briefing também desempenha um papel crucial na alocação de recursos e no estabelecimento de um orçamento realista. Ao definir as necessidades e expectativas do cliente, a equipe de planejamento pode estimar com precisão os custos envolvidos e garantir que os recursos necessários estejam disponíveis. Isso ajuda a evitar surpresas desagradáveis durante o processo de execução.
Apoia a avaliação de desempenho do evento
Um bom briefing define metas e possibilita que o evento seja construído com propósito definido e prevê a coleta de dados que vai proporcionar a medição dos resultados do evento (ROI). Ao final do evento, o briefing serve como um ponto de referência para avaliar o desempenho e o sucesso da realização. Os resultados podem ser comparados com as metas e objetivos definidos no briefing para determinar se o evento atingiu seus propósitos. Isso não apenas fornece feedback valioso para futuros eventos, mas também demonstra o valor tangível de um briefing bem elaborado.
Conclusão
Em suma, um bom briefing é a espinha dorsal de qualquer evento bem-sucedido. Ele define os objetivos, facilita a comunicação, orienta a criatividade, garante a alocação adequada de recursos e permite a avaliação precisa do desempenho. Negligenciá-lo pode levar a problemas sérios durante o planejamento e a execução do evento, resultando na insatisfação do cliente e resultados aquém do esperado. Portanto, é essencial que todas as partes envolvidas reconheçam a sua importância e o considerem uma parte fundamental do processo de realização de eventos.
Investir tempo e esforço na elaboração de um briefing completo e claro é um passo crucial para garantir o sucesso de qualquer evento e é responsabilidade do gestor assumir a responsabilidade na obtenção deste briefing.
A Evento Único, dentro de seu propósito de desenvolver o mercado de eventos e tornar o Profissional de Eventos reconhecido e valorizado criou em novembro de 2019 a Comunidade BenchMICE.
A Comunidade BenchMICE é um grupo fechado e exclusivo para gestores/buyers de eventos onde a troca de experiências e boas práticas são o foco.
Para ter acesso ao conteúdo completo do material “Modelos de briefings customizados por tipo de evento” com 25 descrições de tipos de eventos e modelos desenvolvidos pelo Comitê Ferramentas de Gestão da Comunidade BenchMICE, bem como, ampliar seu networking e fazer benchmarking com os melhores Gestores de Eventos Corporativos, acesse aqui.
A participação na comunidade é restrita a profissionais Gestores Corporativos representantes de empresas que investem na ferramenta evento.
Contribuição de: Amanda Duarte, Ana Paula Soares, Hérica Ribeiro, Janaina Branco, Josiane Borges, Vanessa Cruz e Roberta Nonis.