Foi na 5ª. feira 16 de setembro, um dia chuvoso, frio e de muito trânsito em São Paulo que aconteceu a 4ª. edição do MICE Meeting.
Com a presença de 144 profissionais de eventos, dentre eles 55 clientes corporativos, o evento apresentou ações alinhadas a sustentabilidade com cenografia, stands reutilizáveis e ausência de garrafas plásticas.
Com respeito à diversidade social e principalmente com a defesa aos comportamentos éticos e transparentes nas relações entre players de mercado, o evento deu um show de ESG.
No palco em formato arena, as discussões foram acaloradas e democráticas, abordando questões polêmicas com coragem e espaço para todos os lados das relações abordarem seu ponto de vista em cada rodada de discussão.
Na abertura, uma conversa inspiradora: Bruno Ballista – Sócio e Diretor de Relacionamento com Clientes e Ana Paula Soares – Gerente de Eventos, ambos da XP, encantaram a plateia com seus depoimentos sobre como a parceria e cumplicidade entre stakeholder e líder de eventos proporciona eventos incríveis, encantando clientes, engrandecendo a marca e gerando negócios.
Bruno, um jovem talentoso que em 2019 foi eleito como um dos jovens talentos em Finanças com menos de 30 anos pela Forbes, mostrou-se um profundo conhecedor da ferramenta “Eventos”.
Para ele os eventos que realiza cumprem 3 papéis essenciais:
1. Prospecção, quando o evento tem como propósito captar novos clientes;
2. Reconhecimento, quando o evento retribui aos participantes o que estes representam à XP, sejam clientes, parceiros ou colaboradores;
3. Encantamento, quando o propósito do evento é apenas conviver, se relacionar e experienciar algo em companhia dos participantes.
Ana por sua vez, relata que seu desafio à frente da área de eventos é entregar todos os eventos com excelência e ainda ser capaz de gerir seu time e se adaptar a stakeholders com objetivos, visões e expectativas distintas, mesmo sendo todos da mesma corporação.
Bruno e Ana deixaram como recado final que a parceria real e verdadeira entre eles é o principal motivo de seu sucesso, reforçando que para nós, profissionais de eventos, a capacidade de entender e se “misturar” com nossos clientes continua sendo fundamental à excelência das entregas.
Na Rodada MEETINGs, Thaisa Maia da Janssen e Rodolfo Costa da Danone concluíram que no pós-pandemia o que define o formato dos eventos é o propósito e o perfil do público.
Eventos híbridos tem maior capilaridade, o conteúdo gerado é matéria prima para outras ações de marketing e compõe a cadeia de geração de conhecimento essencial aos eventos científicos.
Os presenciais, segundo Ivania Amaral da Fhinck é o formato ideal para uma startup em crescimento e captação de investidores e clientes, ou seja, para se vender tecnologia o face to face é essencial!
A polêmica desta rodada recaia sobre taxas “surpresa” *(sem explicação racional de sua existência) que alguns hotéis e espaços de eventos tem praticado. Vale a atenção dos hoteleiros a este tema, clientes não querem fornecedores com tabelas na mão e sim parceiros transparentes em suas negociações, do primeiro ao último contato.
Na Rodada INCENTIVES, Roberta Estrella da Prudential e Karina Stangheti da Coloplast contam como precisam conhecer profundamente seu público para criar experiências adequadas a este perfil, capazes de encantar e motivar à participação no incentivo.
Roberta destaca ainda que incentivo não é o evento, é uma jornada de motivação, onde o despertar do desejo é ferramenta de engajamento. O prêmio em si, a viagem, é a “cereja do bolo”, o momento em que se entrega o prometido e ainda se cria um desejo, uma nova meta, um novo evento!
Ícaro Chamon do Malai Manso Resort destaca o impacto que um grande empreendimento turístico traz às comunidades do interior do país onde, mesmo com tantas riquezas naturais a serem exploradas, ainda há escassez de investimentos que, quando acontecem de forma organizada geram empregos e renda. São os eventos e o turismo cumprindo mais um papel, desenvolvimento social e econômico!
Na Rodada CONFERENCES, a conversa girou em torno das taxas abusivas ainda praticadas por alguns centros de exposições e organizadoras de congressos.
O caso recente em que a SBOT – Sociedade Brasileira de Ortopedia e Trauma, revisitou seu contrato com o centro de exposições a fim de atender à necessidade de seus expositores foi ressaltada como exemplo a ser seguido.
Tatiane Carvalho, Especialista em Eventos Médicos, foi a líder deste caso e com apoio de outros expositores apresentou à direção da SBOT sua indignação e o Guia de Boas Práticas criado pela Comunidade BenchMICE, sensibilizando a entidade a defender o direito de seus clientes junto ao centro de exposição,
Cobrança de “taxa rolha” para utilizar um fornecedor de confiança em seus estandes é prática abusiva não mais aceita pelos expositores.
Empresas multinacionais e de grande porte negociam com seus parceiros usando a demanda do ano e estabelecem com os homologados uma relação de confiança que não pode ser quebrada por exigências sem sentido.
Por outro lado, Elimar peinado da ATEP – Organizadora de Congressos e Ana Luiza Cintra – Diretora do Centro de Convenções Rebouças, defendem que o organizador e o espaço recomendam fornecedores pois temem a contratação de empresas não qualificadas pelos expositores colocando em risco a imagem das empresas envolvidas.
Com participação da audiência conclui-se que um bom contrato firmado entre expositores X organizador do congresso X centros de exposições resolve o problema. Certificações e qualificações essenciais à execução dos serviços pelos fornecedores devem sem mencionadas definindo papéis e responsabilidades.
A Rodada EXHIBITIONS quase começa em meio à discussão de CONFERENCES, já que em ambos a questão das taxas é recorrente.
Paulo Ventura apoiou Ana Luisa e Elimar, mas concordou que o contrato deve ser o balizador dos riscos, dando ao cliente/expositor a liberdade de contratar fornecedores recomendados ou não. Paulo ressaltou ainda a importância de se discutir estes temas polêmicos com a participação de todos os envolvidos, como acontece no palco do MICE Meeting.
Flavio Carrera da Cava Segurança complementa sobre a importância de os contratantes exigirem certificações de seus contratados, em seu negócio falta de certificação pode representar segurança portando arma sem autorização para isso, ou seja, clientes fiquem atentos!
Felipe Santana da Deloitte, representando os clientes comenta sobre a dificuldade de atendimento qualificado no pós-pandemia. Ressalta que por mais que, como gestor e profissional de eventos, entenda o momento do mercado, justificar atrasos e qualidade ruim na entrega internamente é muito difícil.
Na finalização Raffaele Cecere do grupo R1 traz o tema ESG ao palco e seu impacto nas feiras e exposições de congressos. Sem dúvida que estes dois modelos de eventos são os que mais geram resíduos não reutilizáveis após o evento, é preciso abrir o olhar para esta questão e ressignificar nossos estandes, o que tem que estar em evidência são os produtos e serviços em exposição e não construções extravagantes não é mesmo?
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O MICE Meeting é assim, corajoso, transparente, inclusivo e empático, dando espaço a todos e tudo, pois somente juntxs construiremos um mercado melhor, com relações sustentáveis e de ganha/ganha!