Eventos Híbridos com participantes presenciais e online é sem dúvida a onda do momento do mercado MICE (Meeting, Incentives, Conferences & Exhibitions)!
A Ashfield Events Experience* sempre ligada nas tendências, criou um material superbacana sobre o tema que eu recebi e adorei :)
Analisei cada uma delas, refleti considerando minha própria experiência e acrescentei meus insights, o resultado é esse que compartilho com vocês.
É fato que algumas dicas ou parte delas já são nossas velhas conhecidas, evento presencial pré-pandemia também precisava ter conteúdo bom e local adequado, mas de qualquer forma sempre vale relembrar ao iniciarmos uma nova era.
1. Seu convidado (e o que ele quer), precisam estar no centro do evento
Ao definir a agenda do seu evento, garanta que estas sejam suas prioridades, para tanto, você precisa conhecer as necessidades e expectativas de cada público: presencial e online.
Seu conteúdo precisa ser inovador, relevante e necessário.
Portanto, pesquisa prévia quando a audiência é conhecida ou análise de mercado, quando não for, são fundamentais!
2. Encontre o local ideal
Criar uma experiência positiva através do local do seu evento sempre contribui com o engajamento de seus convidados, em eventos híbridos esse cuidado deve ser ainda maior.
Realizar a VT (visita técnica) presencial e o tour virtual no local do evento dará a você de antemão a experiência que será oferecida ao seu participante nos dois formatos (online e presencial) e permitirá a você ajustar cenografia, luz, e outros detalhes antes do evento.
3. Esteja preparado para imprevistos
A tecnologia do ao vivo é ótima quando funciona, mas quando falha pode comprometer o sucesso de seu evento, tanto presencialmente quanto online.
Ter conteúdos gravados para situações como esta é sua apólice de seguro, estes conteúdos podem ser transmitidos enquanto a conexão é restaurada com um palestrante por exemplo.
4. Conte com os benefícios de ter um mestre de cerimônias
Garanta que seu convidado se sinta bem-vindo e acolhido. Um “host” ou MC (Mestre de Cerimônias) traz movimento ao evento, garante preenchimento de possíveis “gaps” e ao interagir com os participantes oferece proximidade e amplia o engajamento.
Mas tenha cuidado na escolha, nem sempre um famoso simpático na TV consegue manter o mesmo astral ao vivo.
Às vezes um não famoso especialista custa menos e agrega muito mais.
5. Ensaie com seus palestrantes
Como participantes podemos estar adaptados com eventos virtuais e híbridos, mas é possível que algum de seus palestrantes ainda não.
Organize com antecedência um ensaio individual para que ele ou ela se sinta confortável e se familiarize com a dinâmica digital para manter o público engajado e participativo.
Um ensaio geral passo a passo garante ainda alinhamento e ajuste prévio entre house, MC, câmeras e demais profissionais envolvidos.
Seja virtual, presencial ou híbrido o importante é manter os eventos vivos, acontecendo e exercendo seu papel essencial na conexão entre pessoas, disseminação de conhecimento e geração de negócios
Vamos juntxs?
*www.ashfieldevensexperience.com
Material desenvolvido a partir do e-mail marketing e vídeos desenvolvidos pela Ashfield Events Experience - Agosto/21.