É possível controlar riscos e imprevistos na gestão de eventos?

Neste momento que estamos atravessando onde a urgência é padrão em todos os briefings, temos que estar ainda mais atentos aos riscos e a segurança dos participantes de nossos eventos. Se antecipar a eles, mesmo com prazos curtos de produção e execução, é um tema que precisa estar presente na agenda do gestor de eventos.

Afinal, como podemos nos preparar para os imprevistos? Como assegurar cuidados a possíveis feridos? Como ter maior controle e atitude responsável sobre as situações?

Pensando no evento como um projeto, onde se define e controla budget, comunicação, objetivos e ainda o retorno sobre o investimento, é fundamental que o mapeamento de riscos e contratação de seguro aconteça de forma preventiva, protegendo pessoas e também as marcas.

Há alguns cuidados bem específicos que devem ser tomados de acordo com a característica de cada evento. Os riscos vão variar pelo tipo e complexidade do evento e

incluem cuidados com a logística de viagem, quando o evento tem convidados de outras cidades, a segurança dos profissionais de montagem e ainda a dos participantes durante o evento.

Recentemente durante a montagem do nosso MICE Meeting, acompanhamos de perto o trabalho de um profissional que, preso ao andaime por mosquetões estilo escalada, organizava os fios e cabos no teto da sala.

O trabalho sensacional executado com bom humor e competência foi perfeito, nenhum acidente aconteceu, nem na montagem, nem durante o evento, mas estarmos protegidos em um momento como este ameniza o estresse padrão de todo produtor e ainda garante que, em caso de algum imprevisto, o profissional corajoso e sorridente, carinhosamente chamado pelos colegas de “Homem Aranha”, estará amparado e poderá contar com cuidados médicos e até mesmo indenizações.

Ter precaução ao contratar seus fornecedores e parceiros também é importante. Quando escolhemos um fornecedor é preciso verificar se este possui todos os alvarás necessários à prestação do serviço e até mesmo seguro contra acidentes para seus colaboradores. Montar estandes em tempo recorde e cenografias elaboradas expõe os profissionais de montagem e também os participantes que circularão pelo espaço, por isso ter uma apólice de seguro que proteja a todos é fundamental.

Outra questão importante na gestão de riscos é a de seguro do participante durante o deslocamento para um evento no exterior, por exemplo. Recomendo que todos os viajantes, sejam colaboradores da sua empresa ou convidados, tenham seguro saúde específico a cada viagem. O custo desse serviço é praticamente irrelevante dentro do custo total de um evento, mas seus benefícios em tranquilidade e possíveis sinistros são enormes e essenciais.

O mercado brasileiro ainda é bastante cru na questão de gestão de riscos, que tal aproveitarmos este momento de recomeço e adicionarmos este item aos nossos check-list?

Vamos Juntxs?